Wie man mit Trel­lo ei­nen su­per­struk­tu­rier­ten Con­tent-Plan er­stellt

Drei Din­ge, die ich mag: ei­nen Plan, Blog­gen und Trel­lo. Wie es der Zu­fall so will, pas­sen sie wun­der­bar zu­sam­men. Ich ar­bei­te seit fünf Jah­ren mit Trel­lo und ha­be in die­ser Zeit an Dut­zen­den Boards (mehr zur Ter­mi­no­lo­gie spä­ter) mit­ge­wirkt. Und des­halb kann ich sa­gen: Trel­lo ist per­fekt, um ei­nen Con­tent-Plan fürs Blog­gen zu er­stel­len – egal, ob Sie al­lein oder im Team ar­bei­ten.

War­um brau­che ich ei­nen Con­tent-Plan für mei­nen Blog?

Ei­ne pla­nungs­fa­na­ti­sche Blog­ge­rin zu fra­gen, war­um man ei­nen Con­tent-Plan für sei­nen Blog braucht, ist un­ge­fähr so, wie den Bun­des­tags­prä­si­den­ten zu fra­gen, war­um man ei­ne Sit­zungs­ord­nung braucht.

Oh­ne Con­tent-Plan ist es schwie­ri­ger, re­gel­mä­ßig Blog­bei­trä­ge zu ver­öf­fent­li­chen, die­se struk­tu­riert zu er­stel­len und ab­wechs­lungs­rei­chen Con­tent zu ver­öf­fent­li­chen. Ge­ra­de, wenn man im Team an ei­nem Blog ar­bei­tet oder in ein grö­ße­res (Mar­ke­ting-) Team ein­ge­bun­den ist, führt kein Plan zu Cha­os:

  • Fris­ten wer­den nicht ein­ge­hal­ten
  • Key­words wer­den nicht un­ter­ge­bracht
  • nie­mand küm­mert sich um das Ein­pfle­gen
  • Bei­trä­ge wer­den nicht auf So­cial-Me­dia ver­öf­fent­licht
  • die Rei­hen­fol­ge der ver­öf­fent­lich­ten Bei­trä­ge un­pas­send oder un­lo­gisch
  • Posts wer­den nicht re­gel­mä­ßig ver­öf­fent­licht
  • Auf­ga­ben sind un­klar

Wie ein Con­tent-Plan für ei­nen Blog aus­se­hen soll­te

Ein Blog-Re­dak­ti­ons­plan (wenn man im Team ar­bei­tet) oder Con­tent-Plan (wenn man Einzelkämpfer*in ist), soll­te Fol­gen­des fest­le­gen:

  • ge­plan­tes Ver­öf­fent­li­chungs­da­tum des Bei­trags
  • Ka­te­go­rie des Bei­trags
  • Haupt-Key­word
  • Er­stel­lungs­schrit­te/-pha­sen
  • Zu­stän­dig­kei­ten (bei Team­ar­beit)

Was ist Trel­lo?

Trello als Content-Plan - Übersicht Trello-Board

Trel­lo ist ein ziem­lich simp­les Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool. Es ba­siert auf der Kan­ban-Me­tho­de und wird im Brow­ser aus­ge­führt (es muss al­so nichts her­un­ter­ge­la­den oder in­stal­liert wer­den).

Die Grund­funk­tio­nen von Trel­lo sind kos­ten­los und rei­chen für ei­nen Con­tent-Plan voll­kom­men aus. Ich ha­be in zehn­köp­fi­gen Teams ge­ar­bei­tet, die auch mit der kos­ten­lo­sen Funk­ti­on mehr als zu Ran­de ka­men. Un­ter den kos­ten­pflich­ti­gen Pre­mi­um­funk­tio­nen gibt es si­cher­lich Nütz­li­ches, vie­les ist aber auch ein­fach Schnick­schnack.

Wie Trel­lo funk­tio­niert

Wer Trel­lo nut­zen möch­te, muss zu­nächst mal die drei grund­le­gen­den Ele­men­te des Tools ver­ste­hen:

  • Boards
  • Lis­ten
  • Kar­ten

Ein Board ist das Reich ei­nes Users, sei­ne Hei­mat in Trel­lo. Ein Board ist erst­mal nur ei­ne lee­re Flä­che, auf der er oder sie sei­ne Auf­ga­ben sor­tie­ren kann. Und zwar in Lis­ten. Lis­ten sind Spal­ten, die ei­nem The­ma zu­ge­ord­net wer­den. In die­sen Lis­ten kön­nen Kar­ten er­stellt wer­den. Sie ent­spre­chen Auf­ga­ben. Wenn be­ar­bei­tet wur­den, kön­nen per Drag-and-Drop von Lis­te zu Lis­te ver­scho­ben wer­den.

Ein ty­pi­sches Set­up für ei­nen Con­tent-Plan in Trel­lo sind drei Lis­ten:

  • To Do
  • In Pro­gress
  • Do­ne

In der ers­ten Lis­te wer­den of­fe­ne Auf­ga­ben er­stellt. Wenn die Be­ar­bei­tung be­ginnt, wer­den sie in „Do­ing“ ver­scho­ben. Wenn sie ab­ge­schlos­sen sind, kom­men sie in „Do­ne“. So be­hal­ten Sie (und al­le Kolleg*innen, die auf ih­rem Board vor­bei­schau­en) den Über­blick über den Sta­tus der Auf­ga­ben – das funk­tio­niert na­tür­lich nur, wenn Sie Ihr Trel­lo-Board auch pfle­gen.

Das ist das Herz­stück des Tools. Trel­lo hat aber noch ei­ne gan­ze Rei­he wei­te­rer Funk­tio­nen, die su­per nütz­lich sind:

  • Fest­le­gung von Fris­ten (und Er­in­ne­rungs­be­nach­rich­ti­gun­gen)
  • Be­schrei­bun­gen für und Kom­men­ta­re auf Kar­ten
  • Hin­zu­fü­gen von An­hän­gen
  • La­bels, um Kar­ten zu mar­kie­ren
  • Check­lis­ten

Schritt-für-Schritt-An­lei­tung: Wie man in Trel­lo ei­nen Con­tent-Plan er­stellt

Es gibt nicht nur ei­nen rich­ti­gen Weg, um Trel­lo als Con­tent-Plan zu nut­zen. Schließ­lich funk­tio­niert die Con­tent-Er­stel­lung in je­dem Team et­wa an­ders. Ich zei­ge hier ei­ne ex­am­pla­ri­sche Vor­ge­hens­wei­se, die Sie an Ih­re An­for­de­run­gen an­pas­sen kön­nen.

Schritt 1: Trel­lo-Board als Con­tent-Plan auf­set­zen

  1. Er­stel­len Sie zu­nächst ein lee­res Trel­lo-Board und ge­ben Sie Ihm den Na­men „Con­tent-Plan“, „Re­dak­ti­ons­plan“, „Blog-Plan“ oder et­was ähn­li­ches.
  2. Falls an­de­re Per­so­nen an Ih­rem Blog mit­wir­ken, fü­gen Sie sie zum Board hin­zu, da­mit sie Kar­ten er­stel­len und kom­men­tie­ren kön­nen.
  3. Er­stel­len Sie drei Lis­ten à la „To Do“, „In Pro­gress“ und „Do­ne“, al­so ei­ne Lis­te für zu er­stel­len­de Blog­ar­ti­kel, ei­ne für Bei­trä­ge in Be­ar­bei­tung und ei­ne für fer­tig­ge­stell­te Posts.

Schritt 2: Be­fül­len Sie Ih­ren Con­tent-Plan

  1. Er­stel­len Sie Kar­ten für al­le Blog­ar­ti­kel auf Ih­rem Con­tent-Plan.
  2. Nut­zen Sie das Be­schrei­bungs­fens­ter, um ge­naue­re An­ga­ben zu den Ar­ti­keln zu ma­chen. Hier kön­nen Sie z. B. Fol­gen­des ein­tra­gen:
    • Ziel des Bei­trags
    • Blog­ka­te­go­rie
    • In­halt
    • Glie­de­rung
    • Keyword/s
    • Quel­len
    • Links
    • ge­wünsch­ter Call-to-Ac­tion

Schritt 3: Struk­tu­rie­ren Sie Ih­ren Trel­lo-Con­tent-Plan

  1. Falls Sie im Team ar­bei­ten, fü­gen Sie die zu­stän­di­gen Autor*innen bzw. be­tei­lig­te Per­so­nen zur je­wei­li­gen Kar­te hin­zu. Falls Sie über Än­de­run­gen be­nach­rich­tigt wer­den wol­len (et­wa weil Sie Teamleiter*in sind, tre­ten Sie der Kar­te eben­falls bei oder be­ob­ach­ten Sie sie.
  2. Fü­gen Sie das ge­plan­te Ver­öf­fent­li­chungs­da­tum des Ar­ti­kels als Frist hin­zu.
  3. Fü­gen Sie ei­ne Check­lis­te mit al­len zu er­le­dig­ten Schrit­ten in der Ar­ti­kel­er­stel­lung hin­zu (sie kön­nen die­se bei spä­te­ren Kar­ten als Vor­la­ge Mus­ter aus­wäh­len). Das könn­te et­wa so aus­se­hen
    • Re­cher­chie­ren
    • Glie­de­rung er­stel­len
    • Ers­ter Ent­wurf
    • Lek­to­rie­ren las­sen (er­wäh­nen, ver­schie­ben, kom­men­tie­ren)
    • Über­ar­bei­tung
    • Gra­fi­ken er­stel­len (las­sen)
    • Ein­pfle­gen in CMS
    • Ver­öf­fent­li­chung
    • Auf So­cial Me­dia tei­len
    • In Grup­pen tei­len
    • Im News­let­ter tei­len
    • In E‑­Mail-Foo­ter ein­pfle­gen

Zu­satz­tipp: Sor­tie­ren Sie die Kar­ten in der „To Do“-Liste nach ih­rem Fäl­lig­keits­da­tum. Ge­ra­de, wenn Sie vie­le Ar­ti­kel ge­plant, aber die­se nicht chro­no­lo­gisch an­ge­legt ha­ben, be­hal­ten Sie so bes­ser den Über­blick. Kli­cken Sie da­für auf die drei Pünkt­chen rechts oben in der Spal­te, wäh­len Sie „Sor­tie­ren nach“ aus und dann „Fäl­lig­keits­da­tum“.

Schritt 4: Be­ar­bei­tung der Auf­ga­ben

Wenn Sie mit der Be­ar­bei­tung ei­ner Auf­ga­be be­gin­nen, ver­schie­ben Sie die ent­spre­chen­de Trel­lo-Kar­te auf dem Con­tent-Plan in die „In Progress“-Liste, da­mit Sie selbst und Ih­re Kolleg*innen se­hen, dass Sie dran sind.

Ha­ken Sie dann die ein­zel­nen Schrit­te der Check­lis­te ab, um zu si­gna­li­sie­ren, wie weit fort­ge­schrit­ten Sie sind.

Be­nö­ti­gen Sie In­put oder Hil­fe von an­de­ren, kön­nen Sie die­se in ei­nem Kom­men­tar mit @ er­wäh­nen und um ei­ne Ant­wort bit­ten. Fü­gen Sie zum Bei­spiel Ih­ren ers­ten Ent­wurf als An­hang an und er­wäh­nen Sie Ih­ren Lek­tor oder Ih­re Lek­to­rin.

Schritt 5: „Do­ne“

So­bald die Auf­ga­be er­le­digt ist, ver­schie­ben Sie die Kar­te in die „Done“-Liste. Sie könn­ten die Kar­te auch ar­chi­vie­ren. Das be­deu­tet, dass sie vom Board ver­schwin­det, aber nicht ge­löscht wird. Al­ler­dings ha­ben Sie so nicht die Mög­lich­keit, In­for­ma­tio­nen auf der Kar­te noch­mals auf­zu­ru­fen oder über die Su­che zu fin­den.

Und so schnell brin­gen Sie mit Trel­lo Ord­nung in die Con­ten­ter­stel­lung für Ih­ren Blog! Das Gan­ze funk­tio­niert na­tür­lich ge­nau­so für So­cial-Me­dia, ein Mit­ar­bei­ter­ma­ga­zin oder ähn­li­ches.

Ha­ben Sie noch Fra­gen? Stel­len Sie sie mir in den Kom­men­ta­ren.

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