Drei Dinge, die ich mag: einen Plan, Bloggen und Trello. Wie es der Zufall so will, passen sie wunderbar zusammen. Ich arbeite seit fünf Jahren mit Trello und habe in dieser Zeit an Dutzenden Boards (mehr zur Terminologie später) mitgewirkt. Und deshalb kann ich sagen: Trello ist perfekt, um einen Content-Plan fürs Bloggen zu erstellen – egal, ob Sie allein oder im Team arbeiten.
Warum brauche ich einen Content-Plan für meinen Blog?
Eine planungsfanatische Bloggerin zu fragen, warum man einen Content-Plan für seinen Blog braucht, ist ungefähr so, wie den Bundestagspräsidenten zu fragen, warum man eine Sitzungsordnung braucht.
Ohne Content-Plan ist es schwieriger, regelmäßig Blogbeiträge zu veröffentlichen, diese strukturiert zu erstellen und abwechslungsreichen Content zu veröffentlichen. Gerade, wenn man im Team an einem Blog arbeitet oder in ein größeres (Marketing-) Team eingebunden ist, führt kein Plan zu Chaos:
- Fristen werden nicht eingehalten
- Keywords werden nicht untergebracht
- niemand kümmert sich um das Einpflegen
- Beiträge werden nicht auf Social-Media veröffentlicht
- die Reihenfolge der veröffentlichten Beiträge unpassend oder unlogisch
- Posts werden nicht regelmäßig veröffentlicht
- Aufgaben sind unklar
Wie ein Content-Plan für einen Blog aussehen sollte
Ein Blog-Redaktionsplan (wenn man im Team arbeitet) oder Content-Plan (wenn man Einzelkämpfer*in ist), sollte Folgendes festlegen:
- geplantes Veröffentlichungsdatum des Beitrags
- Kategorie des Beitrags
- Haupt-Keyword
- Erstellungsschritte/-phasen
- Zuständigkeiten (bei Teamarbeit)
Was ist Trello?
Trello ist ein ziemlich simples Projektmanagement-Tool. Es basiert auf der Kanban-Methode und wird im Browser ausgeführt (es muss also nichts heruntergeladen oder installiert werden).
Die Grundfunktionen von Trello sind kostenlos und reichen für einen Content-Plan vollkommen aus. Ich habe in zehnköpfigen Teams gearbeitet, die auch mit der kostenlosen Funktion mehr als zu Rande kamen. Unter den kostenpflichtigen Premiumfunktionen gibt es sicherlich Nützliches, vieles ist aber auch einfach Schnickschnack.
Wie Trello funktioniert
Wer Trello nutzen möchte, muss zunächst mal die drei grundlegenden Elemente des Tools verstehen:
- Boards
- Listen
- Karten
Ein Board ist das Reich eines Users, seine Heimat in Trello. Ein Board ist erstmal nur eine leere Fläche, auf der er oder sie seine Aufgaben sortieren kann. Und zwar in Listen. Listen sind Spalten, die einem Thema zugeordnet werden. In diesen Listen können Karten erstellt werden. Sie entsprechen Aufgaben. Wenn bearbeitet wurden, können per Drag-and-Drop von Liste zu Liste verschoben werden.
Ein typisches Setup für einen Content-Plan in Trello sind drei Listen:
- To Do
- In Progress
- Done
In der ersten Liste werden offene Aufgaben erstellt. Wenn die Bearbeitung beginnt, werden sie in „Doing“ verschoben. Wenn sie abgeschlossen sind, kommen sie in „Done“. So behalten Sie (und alle Kolleg*innen, die auf ihrem Board vorbeischauen) den Überblick über den Status der Aufgaben – das funktioniert natürlich nur, wenn Sie Ihr Trello-Board auch pflegen.
Das ist das Herzstück des Tools. Trello hat aber noch eine ganze Reihe weiterer Funktionen, die super nützlich sind:
- Festlegung von Fristen (und Erinnerungsbenachrichtigungen)
- Beschreibungen für und Kommentare auf Karten
- Hinzufügen von Anhängen
- Labels, um Karten zu markieren
- Checklisten
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie man in Trello einen Content-Plan erstellt
Es gibt nicht nur einen richtigen Weg, um Trello als Content-Plan zu nutzen. Schließlich funktioniert die Content-Erstellung in jedem Team etwa anders. Ich zeige hier eine examplarische Vorgehensweise, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können.
Schritt 1: Trello-Board als Content-Plan aufsetzen
- Erstellen Sie zunächst ein leeres Trello-Board und geben Sie Ihm den Namen „Content-Plan“, „Redaktionsplan“, „Blog-Plan“ oder etwas ähnliches.
- Falls andere Personen an Ihrem Blog mitwirken, fügen Sie sie zum Board hinzu, damit sie Karten erstellen und kommentieren können.
- Erstellen Sie drei Listen à la „To Do“, „In Progress“ und „Done“, also eine Liste für zu erstellende Blogartikel, eine für Beiträge in Bearbeitung und eine für fertiggestellte Posts.
Schritt 2: Befüllen Sie Ihren Content-Plan
- Erstellen Sie Karten für alle Blogartikel auf Ihrem Content-Plan.
- Nutzen Sie das Beschreibungsfenster, um genauere Angaben zu den Artikeln zu machen. Hier können Sie z. B. Folgendes eintragen:
- Ziel des Beitrags
- Blogkategorie
- Inhalt
- Gliederung
- Keyword/s
- Quellen
- Links
- gewünschter Call-to-Action
Schritt 3: Strukturieren Sie Ihren Trello-Content-Plan
- Falls Sie im Team arbeiten, fügen Sie die zuständigen Autor*innen bzw. beteiligte Personen zur jeweiligen Karte hinzu. Falls Sie über Änderungen benachrichtigt werden wollen (etwa weil Sie Teamleiter*in sind, treten Sie der Karte ebenfalls bei oder beobachten Sie sie.
- Fügen Sie das geplante Veröffentlichungsdatum des Artikels als Frist hinzu.
- Fügen Sie eine Checkliste mit allen zu erledigten Schritten in der Artikelerstellung hinzu (sie können diese bei späteren Karten als Vorlage Muster auswählen). Das könnte etwa so aussehen
- Recherchieren
- Gliederung erstellen
- Erster Entwurf
- Lektorieren lassen (erwähnen, verschieben, kommentieren)
- Überarbeitung
- Grafiken erstellen (lassen)
- Einpflegen in CMS
- Veröffentlichung
- Auf Social Media teilen
- In Gruppen teilen
- Im Newsletter teilen
- In E‑Mail-Footer einpflegen
Zusatztipp: Sortieren Sie die Karten in der „To Do“-Liste nach ihrem Fälligkeitsdatum. Gerade, wenn Sie viele Artikel geplant, aber diese nicht chronologisch angelegt haben, behalten Sie so besser den Überblick. Klicken Sie dafür auf die drei Pünktchen rechts oben in der Spalte, wählen Sie „Sortieren nach“ aus und dann „Fälligkeitsdatum“.
Schritt 4: Bearbeitung der Aufgaben
Wenn Sie mit der Bearbeitung einer Aufgabe beginnen, verschieben Sie die entsprechende Trello-Karte auf dem Content-Plan in die „In Progress“-Liste, damit Sie selbst und Ihre Kolleg*innen sehen, dass Sie dran sind.
Haken Sie dann die einzelnen Schritte der Checkliste ab, um zu signalisieren, wie weit fortgeschritten Sie sind.
Benötigen Sie Input oder Hilfe von anderen, können Sie diese in einem Kommentar mit @ erwähnen und um eine Antwort bitten. Fügen Sie zum Beispiel Ihren ersten Entwurf als Anhang an und erwähnen Sie Ihren Lektor oder Ihre Lektorin.
Schritt 5: „Done“
Sobald die Aufgabe erledigt ist, verschieben Sie die Karte in die „Done“-Liste. Sie könnten die Karte auch archivieren. Das bedeutet, dass sie vom Board verschwindet, aber nicht gelöscht wird. Allerdings haben Sie so nicht die Möglichkeit, Informationen auf der Karte nochmals aufzurufen oder über die Suche zu finden.
Und so schnell bringen Sie mit Trello Ordnung in die Contenterstellung für Ihren Blog! Das Ganze funktioniert natürlich genauso für Social-Media, ein Mitarbeitermagazin oder ähnliches.
Haben Sie noch Fragen? Stellen Sie sie mir in den Kommentaren.
