Wie man mit Trel­lo ei­nen su­per­struk­tu­rier­ten Con­tent-Plan erstellt

Drei Din­ge, die ich mag: ei­nen Plan, Blog­gen und Trel­lo. Wie es der Zu­fall so will, pas­sen sie wun­der­bar zu­sam­men. Ich ar­bei­te seit fünf Jah­ren mit Trel­lo und ha­be in die­ser Zeit an Dut­zen­den Boards (mehr zur Ter­mi­no­lo­gie spä­ter) mit­ge­wirkt. Und des­halb kann ich sa­gen: Trel­lo ist per­fekt, um ei­nen Con­tent-Plan fürs Blog­gen zu er­stel­len – egal, ob Sie al­lein oder im Team arbeiten.

War­um brau­che ich ei­nen Con­tent-Plan für mei­nen Blog?

Ei­ne pla­nungs­fa­na­ti­sche Blog­ge­rin zu fra­gen, war­um man ei­nen Con­tent-Plan für sei­nen Blog braucht, ist un­ge­fähr so, wie den Bun­des­tags­prä­si­den­ten zu fra­gen, war­um man ei­ne Sit­zungs­ord­nung braucht.

Oh­ne Con­tent-Plan ist es schwie­ri­ger, re­gel­mä­ßig Blog­bei­trä­ge zu ver­öf­fent­li­chen, die­se struk­tu­riert zu er­stel­len und ab­wechs­lungs­rei­chen Con­tent zu ver­öf­fent­li­chen. Ge­ra­de, wenn man im Team an ei­nem Blog ar­bei­tet oder in ein grö­ße­res (Mar­ke­ting-) Team ein­ge­bun­den ist, führt kein Plan zu Chaos:

  • Fris­ten wer­den nicht eingehalten
  • Key­words wer­den nicht untergebracht
  • nie­mand küm­mert sich um das Einpflegen
  • Bei­trä­ge wer­den nicht auf So­cial-Me­dia veröffentlicht
  • die Rei­hen­fol­ge der ver­öf­fent­lich­ten Bei­trä­ge un­pas­send oder unlogisch
  • Posts wer­den nicht re­gel­mä­ßig veröffentlicht
  • Auf­ga­ben sind unklar

Wie ein Con­tent-Plan für ei­nen Blog aus­se­hen sollte

Ein Blog-Re­dak­ti­ons­plan (wenn man im Team ar­bei­tet) oder Con­tent-Plan (wenn man Einzelkämpfer*in ist), soll­te Fol­gen­des festlegen:

  • ge­plan­tes Ver­öf­fent­li­chungs­da­tum des Beitrags
  • Ka­te­go­rie des Beitrags
  • Haupt-Key­word
  • Er­stel­lungs­schrit­te/-pha­sen
  • Zu­stän­dig­kei­ten (bei Teamarbeit)

Was ist Trello?

Trello als Content-Plan - Übersicht Trello-Board

Trel­lo ist ein ziem­lich simp­les Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool. Es ba­siert auf der Kan­ban-Me­tho­de und wird im Brow­ser aus­ge­führt (es muss al­so nichts her­un­ter­ge­la­den oder in­stal­liert werden).

Die Grund­funk­tio­nen von Trel­lo sind kos­ten­los und rei­chen für ei­nen Con­tent-Plan voll­kom­men aus. Ich ha­be in zehn­köp­fi­gen Teams ge­ar­bei­tet, die auch mit der kos­ten­lo­sen Funk­ti­on mehr als zu Ran­de ka­men. Un­ter den kos­ten­pflich­ti­gen Pre­mi­um­funk­tio­nen gibt es si­cher­lich Nütz­li­ches, vie­les ist aber auch ein­fach Schnickschnack.

Wie Trel­lo funktioniert

Wer Trel­lo nut­zen möch­te, muss zu­nächst mal die drei grund­le­gen­den Ele­men­te des Tools verstehen:

  • Boards
  • Lis­ten
  • Kar­ten

Ein Board ist das Reich ei­nes Users, sei­ne Hei­mat in Trel­lo. Ein Board ist erst­mal nur ei­ne lee­re Flä­che, auf der er oder sie sei­ne Auf­ga­ben sor­tie­ren kann. Und zwar in Lis­ten. Lis­ten sind Spal­ten, die ei­nem The­ma zu­ge­ord­net wer­den. In die­sen Lis­ten kön­nen Kar­ten er­stellt wer­den. Sie ent­spre­chen Auf­ga­ben. Wenn be­ar­bei­tet wur­den, kön­nen per Drag-and-Drop von Lis­te zu Lis­te ver­scho­ben werden.

Ein ty­pi­sches Set­up für ei­nen Con­tent-Plan in Trel­lo sind drei Listen:

  • To Do
  • In Pro­gress
  • Do­ne

In der ers­ten Lis­te wer­den of­fe­ne Auf­ga­ben er­stellt. Wenn die Be­ar­bei­tung be­ginnt, wer­den sie in „Do­ing“ ver­scho­ben. Wenn sie ab­ge­schlos­sen sind, kom­men sie in „Do­ne“. So be­hal­ten Sie (und al­le Kolleg*innen, die auf ih­rem Board vor­bei­schau­en) den Über­blick über den Sta­tus der Auf­ga­ben – das funk­tio­niert na­tür­lich nur, wenn Sie Ihr Trel­lo-Board auch pflegen.

Das ist das Herz­stück des Tools. Trel­lo hat aber noch ei­ne gan­ze Rei­he wei­te­rer Funk­tio­nen, die su­per nütz­lich sind:

  • Fest­le­gung von Fris­ten (und Erinnerungsbenachrichtigungen)
  • Be­schrei­bun­gen für und Kom­men­ta­re auf Karten
  • Hin­zu­fü­gen von Anhängen
  • La­bels, um Kar­ten zu markieren
  • Check­lis­ten

Schritt-für-Schritt-An­lei­tung: Wie man in Trel­lo ei­nen Con­tent-Plan erstellt

Es gibt nicht nur ei­nen rich­ti­gen Weg, um Trel­lo als Con­tent-Plan zu nut­zen. Schließ­lich funk­tio­niert die Con­tent-Er­stel­lung in je­dem Team et­wa an­ders. Ich zei­ge hier ei­ne ex­am­pla­ri­sche Vor­ge­hens­wei­se, die Sie an Ih­re An­for­de­run­gen an­pas­sen können.

Schritt 1: Trel­lo-Board als Con­tent-Plan aufsetzen

  1. Er­stel­len Sie zu­nächst ein lee­res Trel­lo-Board und ge­ben Sie Ihm den Na­men „Con­tent-Plan“, „Re­dak­ti­ons­plan“, „Blog-Plan“ oder et­was ähnliches.
  2. Falls an­de­re Per­so­nen an Ih­rem Blog mit­wir­ken, fü­gen Sie sie zum Board hin­zu, da­mit sie Kar­ten er­stel­len und kom­men­tie­ren können.
  3. Er­stel­len Sie drei Lis­ten à la „To Do“, „In Pro­gress“ und „Do­ne“, al­so ei­ne Lis­te für zu er­stel­len­de Blog­ar­ti­kel, ei­ne für Bei­trä­ge in Be­ar­bei­tung und ei­ne für fer­tig­ge­stell­te Posts.

Schritt 2: Be­fül­len Sie Ih­ren Content-Plan

  1. Er­stel­len Sie Kar­ten für al­le Blog­ar­ti­kel auf Ih­rem Content-Plan.
  2. Nut­zen Sie das Be­schrei­bungs­fens­ter, um ge­naue­re An­ga­ben zu den Ar­ti­keln zu ma­chen. Hier kön­nen Sie z. B. Fol­gen­des eintragen:
    • Ziel des Beitrags
    • Blog­ka­te­go­rie
    • In­halt
    • Glie­de­rung
    • Keyword/s
    • Quel­len
    • Links
    • ge­wünsch­ter Call-to-Action

Schritt 3: Struk­tu­rie­ren Sie Ih­ren Trello-Content-Plan

  1. Falls Sie im Team ar­bei­ten, fü­gen Sie die zu­stän­di­gen Autor*innen bzw. be­tei­lig­te Per­so­nen zur je­wei­li­gen Kar­te hin­zu. Falls Sie über Än­de­run­gen be­nach­rich­tigt wer­den wol­len (et­wa weil Sie Teamleiter*in sind, tre­ten Sie der Kar­te eben­falls bei oder be­ob­ach­ten Sie sie.
  2. Fü­gen Sie das ge­plan­te Ver­öf­fent­li­chungs­da­tum des Ar­ti­kels als Frist hinzu.
  3. Fü­gen Sie ei­ne Check­lis­te mit al­len zu er­le­dig­ten Schrit­ten in der Ar­ti­kel­er­stel­lung hin­zu (sie kön­nen die­se bei spä­te­ren Kar­ten als Vor­la­ge Mus­ter aus­wäh­len). Das könn­te et­wa so aussehen
    • Re­cher­chie­ren
    • Glie­de­rung erstellen
    • Ers­ter Entwurf
    • Lek­to­rie­ren las­sen (er­wäh­nen, ver­schie­ben, kommentieren)
    • Über­ar­bei­tung
    • Gra­fi­ken er­stel­len (las­sen)
    • Ein­pfle­gen in CMS
    • Ver­öf­fent­li­chung
    • Auf So­cial Me­dia teilen
    • In Grup­pen teilen
    • Im News­let­ter teilen
    • In E‑­Mail-Foo­ter einpflegen

Zu­satz­tipp: Sor­tie­ren Sie die Kar­ten in der „To Do“-Liste nach ih­rem Fäl­lig­keits­da­tum. Ge­ra­de, wenn Sie vie­le Ar­ti­kel ge­plant, aber die­se nicht chro­no­lo­gisch an­ge­legt ha­ben, be­hal­ten Sie so bes­ser den Über­blick. Kli­cken Sie da­für auf die drei Pünkt­chen rechts oben in der Spal­te, wäh­len Sie „Sor­tie­ren nach“ aus und dann „Fäl­lig­keits­da­tum“.

Schritt 4: Be­ar­bei­tung der Aufgaben

Wenn Sie mit der Be­ar­bei­tung ei­ner Auf­ga­be be­gin­nen, ver­schie­ben Sie die ent­spre­chen­de Trel­lo-Kar­te auf dem Con­tent-Plan in die „In Progress“-Liste, da­mit Sie selbst und Ih­re Kolleg*innen se­hen, dass Sie dran sind. 

Ha­ken Sie dann die ein­zel­nen Schrit­te der Check­lis­te ab, um zu si­gna­li­sie­ren, wie weit fort­ge­schrit­ten Sie sind.

Be­nö­ti­gen Sie In­put oder Hil­fe von an­de­ren, kön­nen Sie die­se in ei­nem Kom­men­tar mit @ er­wäh­nen und um ei­ne Ant­wort bit­ten. Fü­gen Sie zum Bei­spiel Ih­ren ers­ten Ent­wurf als An­hang an und er­wäh­nen Sie Ih­ren Lek­tor oder Ih­re Lektorin.

Schritt 5: „Do­ne“

So­bald die Auf­ga­be er­le­digt ist, ver­schie­ben Sie die Kar­te in die „Done“-Liste. Sie könn­ten die Kar­te auch ar­chi­vie­ren. Das be­deu­tet, dass sie vom Board ver­schwin­det, aber nicht ge­löscht wird. Al­ler­dings ha­ben Sie so nicht die Mög­lich­keit, In­for­ma­tio­nen auf der Kar­te noch­mals auf­zu­ru­fen oder über die Su­che zu finden.

Und so schnell brin­gen Sie mit Trel­lo Ord­nung in die Con­ten­ter­stel­lung für Ih­ren Blog! Das Gan­ze funk­tio­niert na­tür­lich ge­nau­so für So­cial-Me­dia, ein Mit­ar­bei­ter­ma­ga­zin oder ähnliches.

Ha­ben Sie noch Fra­gen? Stel­len Sie sie mir in den Kommentaren.

Hat Ihnen dieser Post gefallen? Teilen Sie ihn doch mit Anderen!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on xing

Lesen Sie auch diese Beiträge

Schreibe einen Kommentar